Transportbegleitpapiere – eine Übersicht

ALLES ÜBER MITZUFÜHRENDE UNTERLAGEN, NACHWEISE UND BESCHEINIGUNGEN

 

Im gewerblichen Güterkraftverkehr sind bei jedem Transport verschiedene Dokumente mitzuführen. Sie reichen von technischen Unterlagen des Fahrzeugs über Befähigungsnachweise des Fahrers bis zu spezifischen Genehmigungen sowie Informationen über die transportierte Ladung.

Da bei diesen Mitführpflichten teilweise große Unterschiede zwischen innerdeutschem, sowie inner- und außereuropäisch grenzüberschreitendem Verkehr bestehen, ist es wichtig, vor jeder Fahrt erneut alle Papiere auf Vollständigkeit und Aktualität zu prüfen. Der Beitrag zeigt die wichtigsten Dokumente in der Übersicht.

 

GRUNDSÄTZLICH MITZUFÜHRENDE PERSÖNLICHE DOKUMENTE

Wer sitzt am Steuer dieses Transports? Darf sich die Person rein rechtlich in diesem Land aufhalten und ist sie befähigt, ein solches Fahrzeug zu führen? Fragen wie diese stellen die Basis dessen dar, was Behörden in allen Ländern typischerweise als erstes bei der Überprüfung eines Gütertransports wissen möchten.

Zwar werden einige Unterlagen nur benötigt, wenn der Transport die EU-Außengrenzen verlässt. Da es sich jedoch um zumindest mehrjährig gültige Dokumente handelt, empfiehlt es sich, diese jederzeit mit sich zu führen. Selbst wenn bestimmte Papiere nur von Fall zu Fall vorgezeigt werden müssen, ist dennoch sichergestellt, dass nichts zuhause vergessen wird. Fehlende Unterlagen können bei einer Kontrolle erfahrungsgemäß zu überaus langwierigen und ärgerlichen Verzögerungen führen.

Im Einzelnen sollten zu dieser Kategorie folgende Dokumente gehören:

• Ein offizieller Lichtbildausweis: In der EU reicht zwar der deutsche Personalausweis, jenseits der Grenzen des Staatenbundes genügt dieser jedoch in praktisch keinem anderen Land. Daher sollte in solchen Fällen unbedingt auch ein Reisepass vorhanden sein. Falls der Fahrer Angehöriger eines außereuropäischen Staates ist, muss zudem die Fahrerbescheinigung vorhanden sein. Ähnlich wie bei allen anderen Dokumenten mit begrenzter Gültigkeit empfiehlt es sich, eine Übersicht mit den Ablaufdaten der Ausweise zu führen.
• Die Fahrerberechtigungen: Dazu gehört primär der Führerschein. Hier sollte die Schlüsselnummer 95 eingetragen sein (Nachweis über die Absolvierung der Grundqualifikation und Berechtigung zum gewerblichen Fahren), falls eine Berufskraftfahrer-Qualifikation erworben wurde.

 

Da dieses Dokument jenseits der EU-Grenzen meist ebenfalls nicht ausreicht, sollte bei entsprechenden Einsätzen ein internationaler Führerschein zusätzlich vorhanden sein. Dieser ist jedoch nur in Verbindung mit der regulären EU-Fahrerlaubnis gültig. Das dritte Dokument stellt die Fahrerkarte dar, falls ein digitales Kontrollgerät verbaut ist.

• Nachweise einer Arbeits- und/oder Aufenthaltsberechtigung für alle zu durchfahrenden Länder in Form von Visa oder Transitvisa. Dazu für Fahrer aus dem außereuropäischen Ausland die Nachweise einer Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis.
• Medizinische Unterlagen: In der EU genügt dafür die reguläre Krankenversicherungskarte. Zudem empfiehlt sich für viele Länder der Nachweis der Sozialversicherung in Form der A1-Bescheinigung. Weitere Informationen zu den fallabhängig sehr unterschiedlichen Anerkennungen liefert die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland. Nicht zuletzt im Hinblick auf die Pandemie ist es sinnvoll, einen Impfnachweis mitzuführen.

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FAHRZEUGDOKUMENTE

Die zweite Kategorie der Transportpapiere umfasst alle Dokumente, die zu den Fahrzeugen gehören also Zugmaschine und den Anhänger oder Auflieger. Dazu zählt auch das Thema Versicherungsschutz. Im Einzelnen sind dies folgende Papiere:

• Alle technischen Unterlagen: Dazu gehört zumindest der Kraftfahrzeugschein, gegebenenfalls zudem der Fahrzeugschein des Anhängers (Zulassungsbescheinigungen Teil I). Bei Fahrten ins außereuropäische Ausland sollte beides (ergänzend) in Form internationaler Fahrzeugscheine mitgeführt werden; diese enthalten mehrere Übersetzungen der Daten in gängige Sprachen.
• Ein zusätzlicher Versicherungsnachweis in Form der grünen Versicherungskarte: In der EU wird diese zwar typischerweise nicht mehr benötigt, jedoch außerhalb. Mittlerweile darf dieses Dokument elektronisch beantragt und versendet werden und kann beim Empfänger auf herkömmlichem Papier ausgedruckt werden.
• Ein mehrsprachiger europäischer Unfallbericht.

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PAPIERE FÜR DEN INNERDEUTSCHEN FRACHTVERKEHR

Was zusätzlich zu den bereits genannten Dokumenten mitzuführen ist, lässt sich in mehrere Grade einteilen. Findet ein Transport ausschließlich innerhalb Deutschlands Grenzen statt, handelt es sich hinsichtlich der Papiere um die einfachste Variante. Dennoch müssen Fahrer selbst in diesem Fall einige weitere Nachweise mitführen:

• Ein offizielles Legitimationsschreiben für das Transportunternehmen in Form der EU-Gemeinschaftslizenz: Die vom Fahrer mitgeführte Version sollte zumindest eine beglaubigte Abschrift Eine einfache Kopie der Originalurkunde genügt nicht. Diese Lizenz ist auch für alle Fahrten ins Ausland vonnöten.
• Eine Erlaubnis für den gewerblichen Güterkraftverkehr: Dies gilt, sobald das Transportfahrzeug eine zulässige Gesamtmasse über 3,5 Tonnen aufweist. In diesem Fall muss für den nationalen Transportverkehr eine Güterkraftverkehrserlaubnis mitgeführt werden. Wichtig ist, dass das beantragende Unternehmen sich so viele Ausfertigungen aushändigen lässt, wie es Transportfahrzeuge besitzt – das heißt, nicht eigenmächtig Kopien anfertigt.
• Hilfs- und Nachweismittel für die Lenk- und Ruhezeitenerfassung: Ist im Fahrzeug noch ein analoger Tachograph verbaut, so bedeutet dies das Schaublatt des jeweils laufenden Tages sowie die Schaublätter der zurückliegenden 28 Kalendertage, an denen der Fahrer am Steuer saß. Außerdem müssen genügend Leer-Schaublätter für die gesamte Dauer dieser Fahrt vorhanden sein. Ist hingegen ein digitaler Tachograph verbaut, muss wenigstens eine Reserve-Papierrolle für diesen mitgeführt werden.
• Nachweise über die entrichteten Mautgebühren in Form der Autobahnbenutzungsgebührenbescheinigung.
• Eine einfache Kopie der abgeschlossenen Güterschadenhaftpflichtversicherung.
• Die Unterlagen, aus denen Informationen über die Ladung hervorgehen: Das sind in der Regel die Begleitpapiere in Form des Frachtbriefs, gegebenenfalls eine Abladebestätigung sowie die Kopie einer etwaigen Transportversicherung.

Sollten für das Transportfahrzeug oder den Transport Ausnahmegenehmigungen erstellt worden sein – etwa für Schwertransporte –, so sind diese ebenfalls mitzuführen.

Bei einem grenzüberschreitenden Güterverkehr ändert sich bezüglich der notwendigen Dokumente nur wenig. Das heißt, die oben genannten Unterlagen sind auch dann ständig mitzuführen, gegebenenfalls ergänzt um entsprechende Dokumente für den internationalen Transport. Alles, was darauf aufbaut (und in diesem Text noch folgt), ist deshalb zusätzlich, keinesfalls alternativ, mitzuführen.

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ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN FÜR DEN INNEREUROPÄISCH-GRENZÜBERSCHREITENDEN VERKEHR

Vor nur wenigen Jahrzehnten gab es große Unterschiede bezüglich der mitzuführenden Dokumente an der Grenze von jedem der neun an Deutschland angrenzenden Länder. Und auch bei diesen waren beim Grenzübertritt in Drittstaaten wieder andere Unterlagen vorzuzeigen. Zwar ist der europäische Einigungsprozess noch nicht vollständig abgeschlossen, jedoch müssen Fahrer innerhalb der EU nur wenige zusätzliche Papiere mitführen. So ändert sich beispielsweise bei der EU-Gemeinschaftslizenz nichts. Darüber hinaus gelten folgende Mitführpflichten:

• Alle Nachweise für bi- bzw. multilaterale Übereinstimmungen durch die CEMT: Das bedeutet die CEMT-(Umzugs-)Genehmigung im Original, den grünen CEMT-Nachweis über das Fahrzeug und den gelben für etwaige Anhänger/Auflieger sowie den weißen CEMT-Überwachungsnachweis der Technik. Die jeweils aktuellen CEMT-Informationen finden sich beim Bundesamt für Güterverkehr.
• Ein international standardisierter Frachtbrief in Form des CMR-Frachtbriefs. Dieses Dokument kann als e-CMR auch digital mitgeführt werden.
• Einen nach europäischem Format ausgefüllten Nachweisschein über Urlaube und Krankheitstage.

Hierbei endet bei allgemeinen Transporten die Mitführpflicht. Allerdings verlangen einzelne Länder des europäischen Kontinents zusätzliche Unterlagen. In alphabetischer Reihenfolge der Länder sind dies:

• Frankreich verlangt für Fahrer aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR eine Arbeitsbescheinigung in Form der attestation d’employeur de personnel de conduite. Zudem ist immer die bereits erwähnte A1-Bescheinigung, ein Anstellungsnachweis, eine Verfügungsberechtigung des Fahrzeughalters und eine Entsendebescheinigung (attestation de detachement) mitzuführen. Darüber hinaus muss dem Frachtbrief ein (formloses) document de suivi (Dispositionsübersicht) beiliegen.
• Großbritannien verlangt eine abgearbeitete Checkliste gegen illegale Einwanderer. Diese kann auf der britischen Behördenseite heruntergeladen werden.
• Italien möchte einen Anstellungsnachweis vorgezeigt bekommen.
• Österreich verlangt ebenfalls einen Anstellungsnachweis, zudem eine A1-Bescheinigung sowie eine Entsendemeldung ZKO3-T. Diese ist vor dem Transport auf einer speziellen Seite des österreichischen Amts für Betrugsbekämpfung online einzureichen und der ausgedruckte Nachweis mitzuführen.
• Polen verlangt eine Verfügungsberechtigung des Fahrzeughalters.
• Die Schweiz verlangt bei Transitfahrten einen Nachweis über das T2-Verfahren.

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ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN FÜR DEN AUSSEREUROPÄISCH-GRENZÜBERSCHREITENDEN VERKEHR

Wer wissen möchte, wie der Alltag vor der innereuropäischen Grenzöffnung für sämtliche Transportfahrer aussah, der findet selbst heute noch einen guten Überblick bei Fahrten, die die Grenzen der EU in Richtung von Drittstaaten verlassen. Neben allen bereits genannten Papieren und Nachweisen sind hier zudem mitzuführen:

• Zollanmeldungen für die Warenbeförderungen: Hierfür wird das Carnet TIR genutzt, welches in Deutschland über die Landesvertretungen des BGL (Bundesverband Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung e.V.) oder die AIST (Arbeitsgemeinschaft zur Förderung und Entwicklung des internationalen Straßenverkehrs e.V.) bezogen werden kann.
• Nachweise über einen zollsicheren Verschluss des Fahrzeugs beziehungsweise Anhängers/Aufliegers und/oder der Transportbehälter. Dies werden durch die (internationalen) Zulassungsbescheinigungen und durch Zulassungstafeln an Behältern
• Zwar nicht überall vorgeschrieben, aber überall sinnvoll ist eine Verfügungsberechtigung des Fahrzeughalters.

Auch hier kann sich die nationale Gesetzgebung der verschiedenen Staaten noch deutlich voneinander unterscheiden. Allein die Auflistung aller Vorgaben von Ländern, die an die EU beziehungsweise den EWR angrenzen, würde den Rahmen dieses Textes überschreiten. Hinzu kommen außerdem spezielle Pflichten je nach Art der Fracht.

Insbesondere wenn Transporte erstmalig in ein solches Drittland gehen, sollten sich Unternehmen und angestellte Fahrer zuvor sorgfältig über BGA, Zoll und die Vertretungen der Transit- und Zielländer informieren, um jegliche Probleme von vornherein zu vermeiden.

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ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN FÜR DEN TRANSPORT VON GEFAHRGUT IM EUROPÄISCHEN RAUM

Der Transport von Gefahrgut stellt zwar für viele Speditionen ein alltägliches Geschäft dar, ist jedoch hinsichtlich der mitzuführenden Unterlagen ein besonders beachtenswertes Thema. Abzüglich einiger besonderer Transportgüter, für die zusätzliche Bestimmungen bestehen, lassen sich die europäischen Vorgaben in diesem Segment mit den folgenden Mitführpflichten zusammenfassen:

• Alle relevanten Nachweise hinsichtlich des ADR-Übereinkommens: Dazu gehört das Beförderungspapier (5.4.1 & 8.1.2.1a ADR), Schulungsnachweise des Fahrers (8.1.2.2 & 8.2.1 ADR), Ausweisdokumente von allen Mitfahrenden und schriftliche Weisungen (5.4.3 & 8.1.2.1.b ADR). Zudem, falls vom Zielland gefordert, eine Kopie multilateraler ADR-Vereinbarungen.
• Eventuell weitere Bescheinigungen: Vorrangig zählen dazu Prüfungsbescheinigungen für Teile des Fahrzeugs, des Anhängers/Aufliegers oder die Transportbehälter, Bescheinigungen über Fahrwege, Ausnahmezulassungen sowie nicht durch die ADR-Unterlagen abgedeckte Genehmigungen für Stoffe der Klassen 1, 5.2 und 7 (Explosive Stoffe, organische Peroxide und radioaktive Stoffe).

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TIPPS FÜR AUFBEWAHRUNG UND TRANSPORT DER UNTERLAGEN

Die genannten Dokumente können in vielen Fällen sehr umfangreich sein. Dies gilt selbst bei einfachen Transporten innerhalb Deutschlands. Zur Vermeidung von Unordnung und vergessenen Dokumenten empfiehlt sich deshalb eine Aufsplittung. Es ist sinnvoll, dafür spezielle Mappen oder Taschen zu nutzen, die unbedingt entsprechend gekennzeichnet werden sollten.

• Alle persönlichen Dokumente sollten in einer Mappe stecken, die immer beim Fahrer verbleibt. Beim längeren Verlassen des Fahrzeugs oder einem Fahrzeugwechsel ist es sinnvoll diese Unterlagen mitzunehmen. Für ungeplante Ausnahmesituationen ist es zudem hilfreich, wenn etwas Bargeld mitgeführt wird. Auch spezielle Tank- oder Firmenkreditkarten können in dieser Mappe aufbewahrt werden.
• Die Unterlagen zum Fahrzeug sollten so zusammengefasst sein, dass sie dieses niemals verlassen, das gilt auch bei Fahrerwechseln. Es empfiehlt sich, dass neue Fahrer die Mappe stets auf Vollständigkeit prüfen. Werden Anhänger/Auflieger regelmäßig an unterschiedliche Fahrzeuge angehängt, kann es hingegen besser sein, die entsprechenden Unterlagen gesondert aufzubewahren, um sicherzustellen, dass sie nicht im falschen Zugfahrzeug verbleiben.

Eine übersichtliche Aufbewahrung und Strukturierung sämtlicher Dokumente sorgt erfahrungsgemäß dafür, dass der Prozess an Grenzen und bei Kontrollen deutlich zügiger vonstattengeht und nicht mehr Zeit verlangt als unbedingt nötig. Darüber hinaus lassen sich Fehler leichter verhindern, weil jederzeit klar ersichtlich ist, ob die richtigen Dokumente mitgeführt werden.

 

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