Checkliste für den Betriebsumzug. So funktioniert der reibungslose Standortwechsel

So funktioniert der reibungslose Standortwechseln

Der Standortwechsel für eine ganze Firma ist eine komplexe logistische Aufgabe mit enormem Umfang. Speziell die Demontage, der Transport und die Montage von Maschinen und ähnlich großen Objekten sind dabei eine Herausforderung.

Hinzu kommt die Planung, die eine Vielzahl von Aspekten berücksichtigen muss: Organisation, Logistik, Kommunikation mit Belegschaft und Kunden – und nicht zu vergessen die administrativen Fragen zu Firmeneinträgen, Versicherungen oder Versorgungsverträgen.

Die vorliegende Checkliste ermöglicht die Vorbereitung des Betriebsumzugs. Schritt für Schritt, so dass keine wichtigen Angelegenheiten übersehen werden und der Standortwechsel reibungslos funktioniert.

 

1. DEN BETRIEBSUMZUG KOMMUNIZIEREN

Ein Betriebsumzug bedeutet immer große Veränderungen und vorübergehende Störungen im laufenden Betrieb. Deswegen ist es unerlässlich, den geplanten Standortwechsel rechtzeitig bei der Belegschaft zu kommunizieren.

Mit den Mitarbeitern sollten zentrale Fragen abgeklärt werden:

• Welche Rolle kann/soll die Belegschaft beim Umzug spielen?
• Wie lassen sich die Mitarbeiter am besten in die Abläufe des Umzugs integrieren?
• Welche Veränderungen stehen am neuen Standort zu erwarten (neue Räumlichkeiten, neue Einteilungen der einzelnen Abteilungen, strukturelle Veränderungen, weitere Entfernung zum Arbeitsplatz etc.)?

Unter Umständen können die Mitarbeiter bei den Vorbereitungen helfen, etwa beim Ausräumen und Verpacken der Büromaterialien. Ansonsten sind Umzüge dieser Größenordnung ein Fall für professionelle Umzugsunternehmen. Diese helfen nicht nur beim Transport, sondern übernehmen darüber hinaus Aufgaben wie das Katalogisieren von Aktenbeständen.

Neben den Mitarbeitern müssen Kunden und Geschäftspartner über den Umzug informiert werden. Dazu sollten alle verfügbaren Kanäle genutzt werden.

• E-Mails und Newsletter,
• die Webseite des Unternehmens,
• Social-Media-Kanäle,
• Eventuell Berichte und Annoncen in Zeitungen und Magazinen sowie
• Werbematerialien

sollten den geplanten Umzug frühzeitig ankündigen bzw. auf die neue Adresse umgestellt werden.

Die rechtzeitige Kommunikation erlaubt es allen Beteiligten, von den Mitarbeitern bis zu den Kunden, sich auf die Veränderungen einzustellen und die eigenen Planungen daran anzupassen.

Diese Art der Vorbereitung hilft Ihnen gleichzeitig dabei, keine Aufträge zu verlieren, Produktionsausfälle zu minimieren und die Kundenzufriedenheit weiterhin hochzuhalten.

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2. VERTRÄGE UND ADMINISTRATIVE ANGELEGENHEITEN

Bei einem Umzug müssen nicht nur viele Dinge bewegt werden, es gilt außerdem, vertragliche und andere bürokratische Angelegenheiten fristgerecht abzuwickeln.

Meldung bei den zuständigen Ämtern

Unter anderem gehört die Änderung der Firmeneintragung in dieses Aufgabenfeld. Der Standortwechsel muss nämlich im Handelsregister vermerkt werden. Das heißt, die neue Adresse wird dort eingetragen.

Sie muss notariell beglaubigt und beim bisher zuständigen Registergericht eingereicht werden. Ansonsten drohen empfindliche Strafzahlungen.

Zudem muss die Firma beim Gewerbeamt umgemeldet werden, und zwar bei dem, das am neuen Firmenstandort zuständig ist. Sollte es sich hierbei um ein anderes Gewerbeamt als bisher handeln, muss gleichzeitig die Abmeldung beim bislang zuständigen Amt erfolgen.

Nicht zu vergessen: Das Finanzamt muss ebenfalls über die neue Adresse informiert werden. Unter Umständen braucht es – wie bei der Meldung beim Gewerbeamt – eine Abmeldung beim alten und eine Anmeldung beim neuen Finanzamt.

Banken und Versicherungen

Um Schwierigkeiten bei etwaigen Schadensfällen schon frühzeitig ausschließen zu können, sollten die Versicherungen des Betriebs über den Umzug an den neuen Standort in Kenntnis gesetzt werden. Gegebenenfalls müssen dadurch die vertraglichen Konditionen angepasst werden, etwa wegen der baulichen Gegebenheiten des neuen Firmensitzes.

Für eine reibungslose Übergangszeit empfiehlt es sich außerdem, die Banken über den Betriebsumzug zu informieren. Auf diese Weise können schon im Vorfeld Kontakte zu neuen Ansprechpartnern vor Ort hergestellt werden.

Verträge mit den Versorgungsbetrieben

Zu den Vorbereitungen des Umzugs gehören unbedingt Verträge mit den Versorgungsbetrieben am neuen Standort. Das gewährleistet einen fließenden Übergang und eine schnelle Rückkehr zum gewohnten Arbeitsalltag.

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3. UMZUG UND MONTAGE: LOGISTISCHE ÜBERLEGUNGEN

Bei den konkreten Umzugsplanungen stehen vor allem logistische Überlegungen im Mittelpunkt. Wichtig für deren Beantwortung ist beispielsweise

• der Umfang der zu transportierenden Materialien, Möbel und Maschinen;
• die Entfernung zum neuen Firmensitz.

Grundsätzlich spielt der Faktor Zeit eine ausschlaggebende Rolle. Schließlich soll der Umzug so schnell wie möglich abgewickelt werden, damit der Betrieb am neuen Standort wieder aufgenommen werden kann. Es gilt daher, effiziente Lösungen für die logistischen Herausforderungen zu finden.

In der Größenordnung eines Betriebsumzugs ist deshalb der Einsatz von Profis unerlässlich. Geübte Handgriffe, strukturiertes Arbeiten und der sichere Umgang mit jeglichen Umzugsgütern sind die Grundlage für den gewünschten schnellen Ablauf des Umzugs.

Gerade beim Transport von Maschinen und Zubehör müssen spezialisierte Unternehmen hinzugezogen werden. Als echte Profis verfügen wir über das notwendige Know-how und die passende Ausrüstung, um im wahrsten Sinne schwere Aufgaben zuverlässig zu erledigen.

Verglichen mit dem Transport von Einrichtungsgegenständen und ähnlichen Gütern ist ein Maschinentransport jedes Mal eine neue Herausforderung. Im Vorfeld müssen viele unterschiedliche Variablen bedacht werden:

• Wie sind die Räumlichkeiten (am alten wie am neuen Standort) beschaffen, welche Zugangsmöglichkeiten zu den Maschinen bieten sie?
• Welche Ausmaße (Größe und Gewicht) haben die zu transportierenden Maschinen? Sind Besonderheiten zu beachten, die etwa durch die Bauart bedingt sind?

Diese Faktoren entscheiden darüber, mit welchem technischen Gerät die Demontage und das Verladen am besten funktionieren. Spezialfahrzeuge und erfahrene Mitarbeiter können selbst auf engem Raum schwerste Lasten präzise bewegen und sorgen dafür, dass die Montageeinsätze unter verschiedensten Bedingungen reibungslos ablaufen.

Erfahrung, Technik und fachliche Qualifikation sind außerdem Garanten dafür, dass der neue Standort schnell betriebsbereit und der Produktionsausfall nur von kurzer Dauer ist.

 

 

4.DAS AUSRÄUMEN: BETRIEBSMITTEL, GERÄTE UND MASCHINEN VORBEREITEN

Der eigentliche Umzug beginnt im Normalfall mit dem Ausräumen der Betriebsmaterialien aus den Büros der Firmenräume, die nun verlassen werden. Dabei ist es wichtig, von Beginn an strukturiert vorzugehen.

So finden sich Akten und wichtige Papiere beim späteren Bezug des neuen Standorts problemlos wieder. Bewährt ist das Bepacken der Umzugskisten nach Abteilungen oder bestimmten Materialkategorien. Die entsprechende Beschriftung sorgt für den nötigen Überblick.

Im nächsten Schritt werden die technischen Geräte in den Büros abgebaut. Dazu gehören vor allem Computer, Drucker, Telefonanlagen etc. Hierbei sind verschiedene Faktoren zu beachten, unter anderem:

• behutsamer Umgang mit den technischen Geräten;
• sicheres Verstauen in den Kisten, gegebenenfalls mit Füllmitteln, um Beschädigungen beim Transport zu vermeiden;
• strukturiertes Vorgehen, damit alle benötigten Geräte am neuen Standort schnell wiedergefunden werden können.

Danach folgt die Vorbereitung der mittlerweile leeren Möbel für den Transport. Dafür ist zu überlegen, welche Teile des Mobiliars sich dafür eignen, als Ganzes transportiert zu werden und welche nicht. Ein sorgfältiges Zerlegen größerer Möbelstücke in ihre Einzelelemente ist die Grundlage für den leichteren Aufbau nach dem Umzug.

Die größte Herausforderung steht jedoch noch an: die Demontage und der Transport vorhandener Maschinen. Art und Größe der Maschinen bestimmen, wie mit ihnen am besten zu verfahren ist.

Als erfahrene Profis im Bereich Betriebsumzüge und Maschinentransporte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, um die Demontage gemeinsam frühzeitig zu planen. Auf diese Weise können wir ganz individuell die bestmögliche Lösung für Ihre Firma, Ihre Bedürfnisse und Ihr Equipment finden.

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5. ÜBERGABE DER GESCHÄFTSRÄUME

Bei der Übergabe gewerblicher Immobilien gibt es im Grunde keine Unterschiede im Vergleich zu Mietwohnungen. Das heißt, ein Übergabeprotokoll gehört auch bei einem Betriebsumzug zum üblichen Vorgehen.

Dieses Protokoll enthält die wichtigsten Angaben:

• Persönliche Daten des Mieters
• Adresse des Mietobjekts
• Datum des bisherigen Mietvertrags
• Datum der Übergabe
• Schlüsselübergabe (diese umfasst sämtliche Schlüssel, die zur Immobilie gehören)
• Kaution
• Auflistung von Mängeln und Schönheitsreparaturen (gegebenenfalls wird festgehalten, wer die Mängel beseitigt und in welchem Zeitraum)
• Zählerstände für Strom, Wasser, Gas, Heizung

Das Protokoll dient auch bei einem Firmenumzug als rechtliche Absicherung, um nicht für später festgestellte Schäden haftbar gemacht werden zu können.

Als ergänzende Information sollte die Raumverteilung in das Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Das ist besonders für Immobilien wichtig, die nicht ausschließlich für gewerbliche Zwecke gebaut wurden und dementsprechend auch andere Raumnutzungen bieten.

Aus dem Protokoll sollte sich deshalb die genaue Anzahl der Gewerberäume entnehmen lassen.

Übergabe von Maschinen und Anlagen

Sollten Maschinen und Anlagen am alten Standort verbleiben und/oder von Dritten übernommen werden, ist dafür ebenfalls ein Abnahmeprotokoll zu erstellen. In der Regel umfasst es folgende Kriterien:

• Dokumentation (d.h. Anleitungen, Pläne, Lieferlisten, behördliche Nachweise, Personalschulungen etc.)
• Sichtprüfung (u.a. Sicherheit, Beschädigungen, Sauberkeit, Steuerung, Abmessungen etc.)
• Funktionsprüfung (d.h. Bedienung und Wartung, Meß- und Anzeigefunktion, Emissionen, Sicherheitsfunktionen etc.)
• Leistungsprüfung

 

EINE FRAGE DER ORGANISATION

Ein Betriebsumzug ist ein kritischer Vorgang, bei dem Zeit die alles entscheidende Rolle spielt. Verzögerungen bedeuten empfindliche Störungen des Betriebs und damit wirtschaftlichen Schaden.

Deshalb kommt der Organisation eine zentrale Rolle zu: Je besser der Standortwechsel von Menschen und Materialien vorbereitet ist, desto schneller läuft alles wieder in den gewohnten Bahnen – nur eben in neuen Räumlichkeiten.

Rechtzeitig mit den Vorbereitungen starten

Ein reibungsloser Übergang zwischen altem und neuem Standort erfordert frühzeitige Planung. Und die beginnt bei einem Firmenumzug bereits Monate im Voraus. Ein Zeitrahmen muss abgesteckt werden, in dem der Umzug erledigt werden soll.

Die Benachrichtigung der Mitarbeiter, die Koordination von Urlaubs- und Kundenterminen und eine vollständige Inventur von Einrichtung, Geräten und sonstigen Materialien – alle diese Arbeitsschritte können dadurch zeitig in Angriff genommen werden.

Eine ausreichende Vorlaufzeit braucht daneben die Anfrage von Umzugsfirmen und spezialisierten Speditionen, damit diese am geplanten Umzugstag wirklich verfügbar sind. Außerdem ist so genügend Zeit, um wichtige Detailfragen zu klären.

Hilfe von den Profis

Diese Fragen drehen sich beispielsweise um vorhandene Transportwege, Rangier- und Lagerflächen oder Halteverbotszonen im Umfeld des Betriebsgeländes. Die frühzeitige Abstimmung erleichtert den Profis ihre Arbeit, weil sie sich ihrerseits optimal auf den Umzugstag vorbereiten können.

Gerade beim Transport großer Objekte sind sorgfältige Vorbereitungen unerlässlich. Selbst als erfahrene Spezialisten für Maschinentransporte müssen wir uns auf jeden Einsatz individuell einstellen.

Die umziehenden Betriebe können sich umgekehrt aber auf die speziellen Schulungen unserer Mitarbeiter im Umgang mit schweren und sensiblen Objekten verlassen. Professionelle Unterstützung ist deshalb neben der vorausschauenden Organisation eine wichtige Säule für einen erfolgreichen Betriebsumzug.

 

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